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Mentions légales : dossier étudiantsGestion des données étudiants

  1. Objet du traitement de données
    1. Finalité :
    2. Bases légales :
  2. Données traitées
    1. Catégories de données traitées :
    2. Source des données :
    3. Caractère facultatif du transfert de données :
    4. Prise de décision automatisée :
  3. Personnes concernées
  4. Destinataires des données
    1. Catégories de destinataires :
    2. Transfert hors UE :
  5. Durée de conservation des données
  6. Sécurité
  7. Vos droits
    1. Exercer ses droits
    2. Réclamation auprès de la CNIL

L’inscription et la gestion des étudiants est un traitement de données personnelles géré par l'Université Bordeaux Montaigne.

Objet du traitement de données

Finalité :

Ce traitement a pour objet de :

  • permettre la gestion administrative de la scolarité des usagers dont,
    • la gestion des inscriptions via notamment des services numériques ;
    • la gestion comptable des paiements et remboursements de droits ;
    • la prise en charge des compensations liées à un handicap ;
    • la gestion des emplois du temps ;
    • la préparation et la gestion des épreuves d'examen ;
    • la saisie des notes et résultats ;
    • la gestion des périodes de césure ;
    • la gestion des stages ;
    • la gestion des thèses ;
    • le suivi des étudiants boursiers (vérification de l’inscription et de l’assiduité) avec le CROUS ;
    • le suivi des étudiants relatif au paiement ou à l’exonération de la contribution vie étudiante et de campus (CVEC) avec le CROUS ;
  • gérer le transfert du dossier étudiant entre établissements d’enseignement supérieur,
  • créer le compte informatique des usagers permettant,
    • d’ouvrir droit à l’ensemble des services numériques de l’établissement ;
    • d’accéder aux réseaux (EDUROAM) et services (RENATER) des établissements d’enseignement supérieur et de recherche français ;
  • mettre en œuvre des enquêtes établissement, régionales et nationales,
  • améliorer les services et l’offre de formation de l’établissement par des traitements et analyses statistiques des données de scolarité.

Bases légales :

  • ce traitement relève principalement de l’article 6.1 alinéa E du Règlement général européen à la protection des données (RGPD). Les informations demandées sont nécessaires à l’exécution de la mission d’intérêt public d’enseignement et de recherche de l’établissement ;
  • le transfert de dossier entre établissements d’enseignement supérieur est facultatif et relève de votre consentement tel que décrit à l’article 6 (1.a) du règlement général sur la protection des données (RGPD),
    • ce transfert est décrit par l’Article D612-8 du Code de l’éducation,
    • votre consentement n'engage que vous et conformément à l’article 7 (3), vous pouvez le retirer à tout moment.
  • Les finalités statistiques sont nécessaires à l’exécution des missions d’intérêt public dont sont investis les responsables de traitements demandeurs, notamment,
    • le Ministère de l’éducation national et de la jeunesse ;
    • le Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation ;
    • le Centre d’études et de recherches sur les qualifications (http://www.cereq.fr/) ;
    • l’Observatoire national de la vie étudiante (http://www.ove-national.education.fr/) ;
  • La finalité d’amélioration des services et de l’offre de formation relève de l’exécution des missions d’intérêt public d’enseignement et de recherche de l’Université Bordeaux Montaigne ;

Données traitées

Catégories de données traitées :

  • concernant l’étudiant,
    • l’identité (nom, prénoms, numéro national d’étudiant ou I.N.E.S.) ;
    • l’état civil (civilité, genre, date et lieu de naissance, nationalité) ;
    • la profession et catégorie socioprofessionnelle ;
    • le contact (adresse, numéro de téléphone mobile, adresse de courrier électronique) ;
    • la situation sociale (situation familiale et militaire, logement, vie professionnelle) ;
    • la situation financière (salarié, boursier) ;
    • la pratique d'un sport ;
    • la nature d'un handicap éventuel s'il y a lieu ;
  • concernant les parents,
    • professions et catégories socioprofessionnelles ;
  • concernant les informations sur les modalités d'entrée dans l'enseignement supérieur,
    • la série du baccalauréat avec l'année d'obtention, équivalences ;
    • l’année et établissement de première inscription ;
    • la mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription ;
    • le dernier diplôme obtenu dans l'université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu en dehors (type, cursus, intitulé, lieu, année) ;
    • la situation de l’année précédant l’inscription ;
  • concernant les informations sur les modalités d'inscription dans l'enseignement supérieur et sur les formations et diplômes,
    • le domaine de formation en vue de l'obtention d'un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle, cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d'inscriptions, témoin de présence aux examens, réussite) ;
  • les données relatives à la traçabilité des accès aux services informatiques,

Source des données :

  • les informations de préinscription proviennent soit,
    • des bases de données ParcourSUP (pour la première année de licence ou de B.U.T) ;
    • des bases de données d’Apoflux (pour les autres années) ;
    • des bases de données de CandIUT (pour les formations de l'IUT autres que le B.U.T) ;
  • les informations d’inscription sont recueillies directement auprès de l’usager lors de la première inscription ou proviennent de la base de données de scolarité de l’université pour les inscriptions suivantes ;

Caractère facultatif du transfert de données :

La candidature à une formation de l’université est facultative mais les données recueillies sont nécessaires à la gestion et au suivi de l’inscription.

Prise de décision automatisée :

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée selon l’article 22 du RGPD.

Personnes concernées

Ce traitement collecte les données :

  • des candidats à une formation de l’université ;
  • des étudiants de l’université ;
  • des agents habilités de l’université ayant un compte Apogée ;

Destinataires des données

L‘Université de Bordeaux est le sous-traitant hébergeant les serveurs et les données du logiciel de gestion de la scolarité Apogée ;

Catégories de destinataires :

Sont seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, destinataires des informations nécessaires à l'accomplissement de leurs missions :

  • au niveau des établissements,
    • les services de scolarité centrale et des composantes telles qu'elles sont définies aux articles 713-1 et L. 714-1 du Code de l'Éducation ;
    • les agents habilités des services de la présidence, du secrétariat général et de l'agence comptable ;
    • les agents habilités des services informatiques de l’université et de son sous-traitant ;
    • les agents habilités du Pôle Études-ORPEA (observatoire régional des parcours étudiants aquitains) ;
  • au niveau du rectorat,
    • les agents habilités de la chancellerie des universités, du service statistique rectoral ;
  • au niveau du CROUS,
    • les agents habilités du service de la Vie étudiante et du service systèmes d’information ;
  • au niveau des ministères (MEN, MESRI),
    • les agents habilités de la direction de l'évaluation, de la prospective et de la performance (DEPP), de la direction générale pour l'enseignement supérieur et l'insertion professionnelle (DGESIP) et de la direction générale pour la recherche et l'innovation (DGRI) ;
  • au niveau des agences nationales,
    • les agents habilités du CEREQ ;
    • les agents habilités de l’OVE national ;
  • pour les étudiants étrangers,
    • les agents habilités de l’Office français de l’immigration et de l’intégration ;
    • les agents habilités du service de l’immigration et de l’intégration de la Préfecture de la Gironde ;

Transfert hors UE :

Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est réalisé.

Durée de conservation des données

Les documents générés par l’université dans le cadre de sa mission d’enseignement supérieur ont valeurs d’archives publiques. La durée de conservation des données relève donc de la durée d’utilité administrative telle que décrite dans l’instruction de tri n° 2005-003 du 22-2-2005 du Ministère de l’éducation nationale.

  • Les données relatives aux inscriptions classées sans suite ou refusées seront conservées 1 an ;
  • les données relatives aux dossiers des usagers (administratifs et pédagogique), état civil, cursus interne et externe, décisions d’admissions individuelles (transfert, équivalence, reprise d’études, validation d’acquis, ...), résultats (examens partiels et terminaux) seront conservées 50 ans après la date de dernière inscription ;
  • les données relatives aux paiements des droits seront conservées 10 ans ;
  • les données relatives aux procédures disciplinaires seront conservées 10 ans ;
  • les données relatives à l’évaluation seront conservées 1 an ;
  • les données relatives aux emplois du temps seront conservés 1 an ;
  • les données relatives aux auditeurs libres seront conservées 5 ans après la date de dernière inscription ;
  • les données relatives à la traçabilité des accès informatiques sont conservées pendant la durée légale d’un an ;

Sécurité

Vos droits

Vous pouvez à tout moment accéder et obtenir copie des données vous concernant ou les faire rectifier.

Pour les finalités relevant du consentement vous disposez également d'un droit à la limitation du traitement ainsi que de la possibilité de faire effacer vos données ou de vous opposer à leurs utilisations. Comprendre vos droits sur les données personnelles.

Exercer ses droits

Le délégué à la protection des données (DPD) de l'université est votre interlocuteur pour toute demande d'exercice de vos droits sur ce traitement.

  • Par voie électronique à dpd @ u-bordeaux-montaigne.fr
  • Par courrier postal :

Délégué à la protection des données
Université Bordeaux Montaigne
Domaine Universitaire
F33607 Pessac Cedex

Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits relatifs à vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL.

Pour en savoir plus sur le traitement de vos données et vos droits auprès des administrations en relation avec l’université vous pouvez contacter leur délégué à la protection des données :
Pour le MESRI : http://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/pid24747/nous-contacter.html#dpd
Pour le CROUS : dpo @ crous-bordeaux.fr
Pour le Cereq : dpo @ cereq.fr

Mentions légales : dossier étudiantsGestion des données étudiants

L’inscription et la gestion des étudiants est un traitement de données personnelles géré par l'Université Bordeaux Montaigne.

  1. Finalité :

    Ce traitement a pour objet de :

    • permettre la gestion administrative de la scolarité des usagers dont,
      • la gestion des inscriptions via notamment des services numériques ;
      • la gestion comptable des paiements et remboursements de droits ;
      • la prise en charge des compensations liées à un handicap ;
      • la gestion des emplois du temps ;
      • la préparation et la gestion des épreuves d'examen ;
      • la saisie des notes et résultats ;
      • la gestion des périodes de césure ;
      • la gestion des stages ;
      • la gestion des thèses ;
      • le suivi des étudiants boursiers (vérification de l’inscription et de l’assiduité) avec le CROUS ;
      • le suivi des étudiants relatif au paiement ou à l’exonération de la contribution vie étudiante et de campus (CVEC) avec le CROUS ;
    • gérer le transfert du dossier étudiant entre établissements d’enseignement supérieur,
    • créer le compte informatique des usagers permettant,
      • d’ouvrir droit à l’ensemble des services numériques de l’établissement ;
      • d’accéder aux réseaux (EDUROAM) et services (RENATER) des établissements d’enseignement supérieur et de recherche français ;
    • mettre en œuvre des enquêtes établissement, régionales et nationales,
    • améliorer les services et l’offre de formation de l’établissement par des traitements et analyses statistiques des données de scolarité.
    Bases légales :
    • ce traitement relève principalement de l’article 6.1 alinéa E du Règlement général européen à la protection des données (RGPD). Les informations demandées sont nécessaires à l’exécution de la mission d’intérêt public d’enseignement et de recherche de l’établissement ;
    • le transfert de dossier entre établissements d’enseignement supérieur est facultatif et relève de votre consentement tel que décrit à l’article 6 (1.a) du règlement général sur la protection des données (RGPD),
      • ce transfert est décrit par l’Article D612-8 du Code de l’éducation,
      • votre consentement n'engage que vous et conformément à l’article 7 (3), vous pouvez le retirer à tout moment.
    • Les finalités statistiques sont nécessaires à l’exécution des missions d’intérêt public dont sont investis les responsables de traitements demandeurs, notamment,
      • le Ministère de l’éducation national et de la jeunesse ;
      • le Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation ;
      • le Centre d’études et de recherches sur les qualifications (http://www.cereq.fr/) ;
      • l’Observatoire national de la vie étudiante (http://www.ove-national.education.fr/) ;
    • La finalité d’amélioration des services et de l’offre de formation relève de l’exécution des missions d’intérêt public d’enseignement et de recherche de l’Université Bordeaux Montaigne ;
  2. Catégories de données traitées :
    • concernant l’étudiant,
      • l’identité (nom, prénoms, numéro national d’étudiant ou I.N.E.S.) ;
      • l’état civil (civilité, genre, date et lieu de naissance, nationalité) ;
      • la profession et catégorie socioprofessionnelle ;
      • le contact (adresse, numéro de téléphone mobile, adresse de courrier électronique) ;
      • la situation sociale (situation familiale et militaire, logement, vie professionnelle) ;
      • la situation financière (salarié, boursier) ;
      • la pratique d'un sport ;
      • la nature d'un handicap éventuel s'il y a lieu ;
    • concernant les parents,
      • professions et catégories socioprofessionnelles ;
    • concernant les informations sur les modalités d'entrée dans l'enseignement supérieur,
      • la série du baccalauréat avec l'année d'obtention, équivalences ;
      • l’année et établissement de première inscription ;
      • la mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription ;
      • le dernier diplôme obtenu dans l'université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu en dehors (type, cursus, intitulé, lieu, année) ;
      • la situation de l’année précédant l’inscription ;
    • concernant les informations sur les modalités d'inscription dans l'enseignement supérieur et sur les formations et diplômes,
      • le domaine de formation en vue de l'obtention d'un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle, cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d'inscriptions, témoin de présence aux examens, réussite) ;
    • les données relatives à la traçabilité des accès aux services informatiques,
    Source des données :
    • les informations de préinscription proviennent soit,
      • des bases de données ParcourSUP (pour la première année de licence ou de DUT) ;
      • des bases de données d’Apoflux (pour les autres années) ;
      • des bases de données de CandIUT (pour les autres années de DUT) ;
    • les informations d’inscription sont recueillies directement auprès de l’usager lors de la première inscription ou proviennent de la base de données de scolarité de l’université pour les inscriptions suivantes ;
    Caractère facultatif du transfert de données :

    La candidature à une formation de l’université est facultative mais les données recueillies sont nécessaires à la gestion et au suivi de l’inscription.

    Prise de décision automatisée :

    Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée selon l’article 22 du RGPD.

  3. Ce traitement collecte les données :

    • des candidats à une formation de l’université ;
    • des étudiants de l’université ;
    • des agents habilités de l’université ayant un compte Apogée ;

  4. L‘Université de Bordeaux est le sous-traitant hébergeant les serveurs et les données du logiciel de gestion de la scolarité Apogée ;

    Catégories de destinataires :

    Sont seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, destinataires des informations nécessaires à l'accomplissement de leurs missions :

    • au niveau des établissements,
      • les services de scolarité centrale et des composantes telles qu'elles sont définies aux articles 713-1 et L. 714-1 du Code de l'Éducation ;
      • les agents habilités des services de la présidence, du secrétariat général et de l'agence comptable ;
      • les agents habilités des services informatiques de l’université et de son sous-traitant ;
      • les agents habilités du Pôle Études-ORPEA (observatoire régional des parcours étudiants aquitains) ;
    • au niveau du rectorat,
      • les agents habilités de la chancellerie des universités, du service statistique rectoral ;
    • au niveau du CROUS,
      • les agents habilités du service de la Vie étudiante et du service systèmes d’information ;
    • au niveau des ministères (MEN, MESRI),
      • les agents habilités de la direction de l'évaluation, de la prospective et de la performance (DEPP), de la direction générale pour l'enseignement supérieur et l'insertion professionnelle (DGESIP) et de la direction générale pour la recherche et l'innovation (DGRI) ;
    • au niveau des agences nationales,
      • les agents habilités du CEREQ ;
      • les agents habilités de l’OVE national ;
    • pour les étudiants étrangers,
      • les agents habilités de l’Office français de l’immigration et de l’intégration ;
      • les agents habilités du service de l’immigration et de l’intégration de la Préfecture de la Gironde ;
    Transfert hors UE :

    Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est réalisé.

  5. Les documents générés par l’université dans le cadre de sa mission d’enseignement supérieur ont valeurs d’archives publiques. La durée de conservation des données relève donc de la durée d’utilité administrative telle que décrite dans l’instruction de tri n° 2005-003 du 22-2-2005 du Ministère de l’éducation nationale.

    • Les données relatives aux inscriptions classées sans suite ou refusées seront conservées 1 an ;
    • les données relatives aux dossiers des usagers (administratifs et pédagogique), état civil, cursus interne et externe, décisions d’admissions individuelles (transfert, équivalence, reprise d’études, validation d’acquis, ...), résultats (examens partiels et terminaux) seront conservées 50 ans après la date de dernière inscription ;
    • les données relatives aux paiements des droits seront conservées 10 ans ;
    • les données relatives aux procédures disciplinaires seront conservées 10 ans ;
    • les données relatives à l’évaluation seront conservées 1 an ;
    • les données relatives aux emplois du temps seront conservés 1 an ;
    • les données relatives aux auditeurs libres seront conservées 5 ans après la date de dernière inscription ;
    • les données relatives à la traçabilité des accès informatiques sont conservées pendant la durée légale d’un an ;

  6. Ce téléservice de l’administration française est en cours d'homologation (cf. référentiel général de sécurité).

  7. Vous pouvez à tout moment accéder et obtenir copie des données vous concernant ou les faire rectifier.

    Pour les finalités relevant du consentement vous disposez également d'un droit à la limitation du traitement ainsi que de la possibilité de faire effacer vos données ou de vous opposer à leurs utilisations. Comprendre vos droits sur les données personnelles.

    Exercer ses droits

    Le délégué à la protection des données (DPD) de l'université est votre interlocuteur pour toute demande d'exercice de vos droits sur ce traitement.

    • Par voie électronique à dpd @ u-bordeaux-montaigne.fr
    • Par courrier postal :

    Délégué à la protection des données
    Université Bordeaux Montaigne
    Domaine Universitaire
    F33607 Pessac Cedex

    Réclamation auprès de la CNIL

    Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits relatifs à vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL.

    Pour en savoir plus sur le traitement de vos données et vos droits auprès des administrations en relation avec l’université vous pouvez contacter leur délégué à la protection des données :
    Pour le MESRI : http://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/pid24747/nous-contacter.html#dpd
    Pour le CROUS : dpo @ crous-bordeaux.fr
    Pour le Cereq : dpo @ cereq.fr